Aika on rahaa. Yrittäjien ja tuntilaskutustyötä tekevien kohdalla tämä pitää eritoten paikkansa. Monissa yrityksissä kirjanpitoon kuluu kallista aikaa ja vaikka siihen panostaisi kuinka paljon tahansa, voi silti jäädä epävarmuutta siitä, meneekö kaikki kirjaukset lakien ja säännösten mukaan varmasti oikein. Vaikka kirjaukset menisivät oikein, kysymyksiä herää usein esimerkiksi siitä, voisiko joitain säästöjä saada aikaiseksi esimerkiksi paremmalla verosuunnitellulla.
1. Ulkoistaminen tilitoimistolle
Yrityksissä jokainen kirjanpitoon käytetty tunti voi olla pois oikeasta lisäarvon tuottamisesta ja asiakastyön tekemisestä. Johdon onkin hyvä pohtia, mitä kirjanpidon tehtäviä kannattaa tehdä yrityksen sisällä, ja mitkä tehtävät olisi tehokkuuden maksimoimiseksi viisainta ulkoistaa tilitoimistolle.
Omalla paikkakunnalla toimiva tilitoimisto voi olla sopiva valinta yhtälöön, jotta yhteistyö on mahdollisimman tehokasta ja tapaamiset mahdollisia. Esimerkiksi tilitoimisto Seinäjoki voi tarjota seinäjokilaisille yrityksille paikallista asiantuntemusta ja joustavaa palvelua, mikä helpottaa reagoimaan nopeasti yritysten tarpeisiin. Omalla paikkakunnalla toimivan tilitoimiston kanssa kommunikointi on usein sujuvampaa ja henkilökohtaisempaa, joka parhaimmillaan johtaa siihen, että tilitoimisto ehdottaa proaktiivisesti kehityskohteita yrityksen toimintaan liittyen.
Ulkoistaminen ei tarkoita vain ajassa säästämistä, vaan samalla yritys saa käyttöönsä myös paljon lisää osaamista. Tilitoimisto voi auttaa kirjanpidon ja tilinpäätöksen luomisen lisäksi esimerkiksi HR-tehtävissä, palkanlaskennassa, talousraporttien tekemisessä sekä verosuunnittelussa.
2. Ohjelmistojen hyödyntäminen
Suomestakin löytyy edelleen paljon yrityksiä, joissa kirjanpito tehdään paperille tai Exceliin. Vaikka vanhat rutiinit ovatkin joskus tehokkaita, ennemmin tai myöhemmin olisi hyvä siirtyä käyttämään moderneja ratkaisuja myös kirjanpidossa. Kirjanpidon automatisoidut ohjelmistot tekevät kirjausten tekemisestä ja seuraamisesta helpompaa, nopeampaa ja normaalisti myös luotettavampaa.
Nykyaikaiset kirjanpito-ohjelmistot tarjoavat mahdollisuuden automaattiseen ja sähköiseen laskutukseen. Kaikki tähtää siihen, että kirjaukset saadaan tehtyä mahdollisimman helposti ja luotettavasti. Sähköinen kirjanpito auttaa karsimaan inhimillisiä virheitä ja tietojen puuttumisia, jotka ovat tyypillisiä perinteisimpiä kirjanpitotapoja käyttäessä. Nykyaikaisten ohjelmistojen avulla kirjanpito on reaaliaikaista, joten johto ja taloushallinto voivat milloin tahansa tarkistaa tilanteen ja ajaa talousraportteja muutamilla hiiren klikkauksilla.
3. Osaamisen kartuttaminen
Kolmantena vinkkinä kirjanpidon tehostamiseksi voidaan mainita oman taitotason kasvattaminen. Suomessakin on paljon yrittäjiä, jotka tekevät kirjanpidon itse, vaikkeivat ole saaneet siihen minkäänlaista koulutusta. Virheiden määrä ja kirjausten hitaus ovat tällöin tyypillisiä ongelmia.
Kirjanpitoon on tarjolla lyhyitä koulutuksia kaikissa suurissa kaupungeissa ja myös internet tarjoaa nykyisin hyvän väylän saada koulutusta asiaan kuin asiaan. Tehostusta hakiessa on nykyisin hyvä panostaa digitaalisten ohjelmistojen kautta tehtävään kirjanpitoon, mutta yhtä tärkeää on myös se, että kaikkea tarjolla olevaa tietoa osaa soveltaa oman yrityksensä kirjauksissa.
Vaikka koulutuksista joutuukin maksamaan, voivat ne maksaa itsensä nopeasti takaisin tehokkaamman ja stressittömämmän työskentelyn ansiosta. Koulutusta hankkimalla voi myös välttyä kaikenlaisilta ongelmilta, joita voi koitua väärin tehdyistä kirjauksista. Lisäkouluttautuminen kasvattaa myös työntekijän arvoa työpaikalla ja työmarkkinoilla.
3. Tehtävien aikataulutus
Kirjanpito voi aiheuttaa stressiä varsinkin sellaisissa yrityksissä, joissa ei ole selkeitä prosesseja ja aikataulutusta kirjanpidon tekemiseksi. Yrittäjälle yksi tapa vähentää kirjanpitoon käytettyä aikaa onkin tehdä selvä suunnitelma siitä, milloin tekee esimerkiksi myyntilaskujen ja ostolaskujen kirjauksia. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että jokainen työpäivä alkaa edellispäivän laskujen kirjaamisella. Ja jos toimisto on liian hälyinen tarkkuutta vaativille kirjauksille, voi kirjanpidon aikatauluttaa niin, että se tulee tehtyä aina etätöitä tehden.
Kun tehtävään on selkeä aikataulusuunnitelma, tulee kaikki tehtyä ajallaan ja prosessi tehostaa tehtävänhoitoa aina muutenkin. Selkeä aikataulutus ja prosessi voi vähentää myös virheiden määrää esimerkiksi siitä syystä, että tapahtumat ovat vielä tuoreessa muistissa. Prosessointiin suuremmassa yrityksessä kuuluu myös se, että jokainen kirjauksiin osallistuva työntekijä tietää tarkasti omat velvollisuutensa.
