Etätyö on yleistynyt viime vuosina todella paljon. Tämä on tuonut monille haasteita työ ja vapaa-ajan tasapainottamisessa. Työpäivä saattaa kotona venyä helposti todella paljon, sillä olet usein vain askeleen tai parin päässä sängystäsi. Työpaikalla, kuten toimistolla taas ihmisellä ei ole muuta tekemistä kuin työt. Tällaisia haasteita varten on fiksua tehdä etätyöaikataulu. Tehokas aikataulu auttaa pysymään järjestelmällisenä, vähentämään työstä koituvaa stressiä ja saavuttamaan tavoitteet ajoissa niin ettei vapaa-aikaa tarvitse vähentää. Tässä artikkelissa esittelemme ensin, miksi aikataulu on tärkeä, jonka jälkeen syvennymme taukoideoihin, jotka ylläpitävät keskittymiskykyä. Sitten sukellamme täydellisen etätyöaikataulun tekemiseen.
Miksi hyvä etätyöaikataulu on tärkeä?
Hyvä etätyöaikataulu on paljon enemmän kuin vaan lista täynnä tehtäviä, se on työkalu, joka auttaa sinua pysymään aikataulussa. Se lisää myös sinun keskittyneisyyttäsi ja tehokkuuttasi, sillä tiedät aina mitä teet ja milloin. Tämän lisäksi sinulla on selkeät aloitus- ja lopetusajat työpäiväsi aikana, joka auttaa sinua hallitsemaan työsi laajuutta ja ehkäisemään turhaa ylikuormitusta ja stressiä. Samalla aikataulu pitää huolen, että sinulle jää aikaa palautumiseen ja itsestä huolehtimiseen.
Tämä tarkoittaa siis, että, kun luot suunnitelman, jossa huomioidaan myös tauot ja muut henkilökohtaiset tarpeet niin vältät tilanteet, joissa työ jatkuisi vapaa-aikaan. Hyvä aikataulu auttaa myös pitämään sinut motivoituneena ja keskittyneenä, sillä se antaa selkeät ajat päivän etenemiselle.
Lisäksi aikataulu voi edistää parempaa viestintää, varsinkin jos työskentelet tiimissä. Kun sinä ja tiimisi tietää tarkalleen, milloin olet tavoitettavissa ja milloin keskityt omiin tehtäviisi, niin pystytte sopimaan palaverit ja muut helpommin.
Hyviä taukoaktiviteettejä
Aikataulun rinnalla tulee tauot, jotka ovat pakollisia, jotta työpäivä on tehokas. Tauot ylläpitävät keskittymiskykyäsi ja ehkäisee uupumisen riskiä. Taukoja voi pitää kaikella tapaa ja pääasia on vain antaa mielen rentoutua ja miettiä jotain muuta kuin töitä. Erilaiset aktiviteetit, jotka virkistävät mieltä ja kehoa ovat todella hyvä taukoaktiviteetteja. Esimerkiksi kevyt liikunta, kuten venyttely tai lyhyt kävely ulkona, voi auttaa rentoutumaan, palautumaan ja lisäämään energiaa.
Tauolla kannattaa myös joskus nauttia viihteestä. Tällaisia aktiviteettejä ovat esimerkiksi sarjan katsominen tai nettikasinolla pelaaminen. Nykyään parhaat nettikasinot tarjoavat monipuolisia ja hauskoja pelejä, joiden avulla mielen saa tauon ajaksi pois työasioista. Näillä sivustoilla on myös laaja valikoima houkuttelevia bonuksia (lähde: https://parhaatnettikasinot.ltd/).
Viimeinen, mutta ei vähäisin taukoaktiviteetti on erilaiset luovuutta tarvitsevat asiat, kuten piirtäminen tai kirjoittaminen. Tällaiset aktiviteetit voivat antaa uudenlaista energiaa. Taukojen aikana tärkeintä on löytää tekemistä, joka todella tuntuu rentouttavalta ja vie mielen pois töistä.
Oman tehokkuusrytmin tunnistaminen
Tehokkuusrytmi on asia, jonka jokainen meistä omaa. Kaikilla on oma rytmi, joka vaikuttaa energiaan ja sen vaihteluun päivän aikana. Tämä tunnetaan myös nimellä kronotyyppi ja sen tunnistaminen on todella tärkeää, sillä sitä tarvitsee, kun teet omaa etätyöaikatauluasi. Tunnistaaksesi oma kronotyyppisi, kysy itseltäsi erilaisia kysymyksiä, kuten: Oletko aamuihminen, joka on eniten virkeä aamuisin vai oletko iltaihminen, jonka tehokkuus herää vasta iltaa kohden?
Jos olet aamuihminen niin tee aikataulusi niin, että vaativimmat tehtävät ovat heti aamulla. Tällaisia tehtäviä ovat tehtävät, joihin tarvitsee luovaa ajattelua tai strategista suunnittelua. Jos olet taas enemmän iltaihminen niin olet tehokkaimmalla päällä päivällä ja illalla. Tällöin aamulle kannattaa jättää kevyimmät tehtävät, kuten sähköpostien vastaamisen.
Rytmisi tunnistaminen ei ainoastaan auta sinua ajoittamaan tehtäviäsi paremmin ja tekemään hyvä aikataulun, se myös vähentää turhautumista ja parantaa tehokkuuttasi.
Oman työskentelytilan luominen
Kotona työskennellessä on sinun toimistollasi tai työympäristöllä todella iso merkitys. Etsi kodistasi paikka, jossa keskityt töihin parhaiten. Tämä ei siis kaikkien kohdalla tarkoita hiljaista ja erillistä huonetta. Jokaisen pitää tietää mitä itse tarvitsee, jotta voi keskittyä töihin parhaiten.
Työympäristössä mukavuus on kiva asia, mutta liiallinen sellainen voi tehdä liian rennoksi, joka voi alkaa väsyttämään kesken työpäivän. Panosta kalusteisiin, jotka hehkuvat ergonomisuutta. Tällaisia kalusteita on esimerkiksi hyvä työtuoli ja sähköpöytä, joiden avulla työt sujuvat ilman fyysisiä esteitä.
Jos kotona työskentely ei ole juttusi tai kotisi ei tunnu yhtään hyvältä työympäristöltä niin kannattaa kokeilla hybridityöskentelyä. Tässä työskentelymuodossa työympäristösi on monipuolinen ja muuttuu jatkuvasti.
Tehtävien priorisointi ja ajan hallinta
Etätyöaikataulua tehdessä pitää tietää, mitkä tehtävät pitää priorisoida. Tätä varten pitää tietää paljonko sinulla kuluu aikaa ja kuinka vaikeita tehtävät ovat. Aikataulua tehdessä kannattaa siis käyttää hetki aikaa tehtävien tajuamiseen. Mieti mitkä ovat tärkeimmät tehtävät ja kauanko niissä menee.
Kun olet tajunnut tärkeimmät tehtävät niin priorisoi ne niin, että saat tehtyä ne aikana, jolloin olet tehokkaimmillasi. Tämän jälkeen merkkaa vasta helpommat tehtävät aika tauluun. Käytä myös erilaisia aikablokkeja ja varaa kalenteristasi selkeät ajat eri tehtäville. Tämän jälkeen sinun enää tarvitsee pysyä aikataulussa niin hyvin kuin mahdollista.
Työpäivän lopettaminen ja palautuminen
Työpäivän alussa ja lopussa on suotavaa ottaa hetki oman aikataulun päivittämiseen ja hallintaan. Tällainen rutiini auttaa mieltäsi ja itseäsi siirtymään pois työroolistasi. On hyvä kehittää tapa, missä käytät esimerkiksi viimeiset 10–15 minuuttia töistäsi aikataulun hallintaan ja päivittämiseen.
Työpäivän päättyminen ei kuitenkaan tarkoita vain tietokoneen sammuttamista. Luo pieni rutiini, kuten lyhyt ulkoilu tai rentoutusharjoitus, jonka avulla voit selkeästi erottaa työpäivän vapaa-ajasta. Tämä auttaa sinua hallitsemaan stressitasoja ja varmistamaan, että sinulla on aikaa palautumiseen.
Yhteenveto
Täydellisen etätyöskentelyaikataulun luominen vaatii itsetuntemusta, suunnittelua ja joustavuutta. On tärkeää tunnistaa oma rytmi, varata aikaa sekä töille että tauoille ja erottaa työ selkeästi vapaa-ajasta. Hyvä aikataulu auttaa sinua paitsi hallitsemaan työtaakkaasi myös parantamaan hyvinvointiasi. Muista, että pienetkin muutokset voivat tuoda merkittäviä parannuksia arkeesi. Aloita tänään ja koe, kuinka järjestelmällisyys ja tasapaino voivat muuttaa kotona työskentelyn täysin.